Organiser une soirée étudiante : idées et conseils

La vie étudiante c’est l’univers très sérieux des amphis, la tension des partiels…mais c’est aussi faire  les 400 coups au cours de soirées très animées et souvent aussi très arrosées. Souvent organisées la nuit du jeudi, les soirées étudiantes restent ces moments qu’affectionnent particulièrement les étudiants et au cours desquels ils peuvent allègrement se relâcher et évacuer le stress des études !

Ces parties nocturnes sont généralement organisées par les associations étudiantes telles que le Bureau des étudiants (BDE). Ces soirées peuvent également être organisées en début d’année après une journée de jeux pour week-end d’intégration ; l’objectif de ces week-ends est de permettre aux étudiants de mieux se connaître et de se découvrir des affinités nouvelles entre condisciples. Pour réussir l’organisation de ces soirées qui peuvent parfois connaître certains débordements, il est utile de prendre un certain nombre de mesures. Découvrons ensemble dans cet article quelques astuces pour réussir l’organisation de ces soirées étudiantes.

L’avant-soirée : réussir les préparatifs

Devant la multiplicité des choses à faire pour prendre en compte tous les détails liés à l’organisation, il est recommandé de constituer une équipe. Une seule personne ne pourra pas porter sur ses épaules tout le labeur qu’exige une parfaite organisation de ce type de soirées. Il est nécessaire qu’il y ait une personne qui coordonne les différentes activités et répartisse les tâches auprès des membres de l’équipe qui a été constituée. Il s’agira de mettre en place toute la logistique de l’évènement : certains pourront par exemple s’occuper de la billetterie, d’autres de l’approvisionnement en boissons ou encore des aspects liés à la sécurité ou encore de la recherche de la salle dans laquelle va se tenir la soirée. Prenez au moins un mois à l’avance pour préparer la soirée.

Veillez à choisir une salle suffisamment grande qui pourra contenir tous les fêtards. Cependant si vous n’êtes pas sûr de faire salle comble autant choisir une salle moyenne que vous pourrez aisément remplir et qui ne vous coûtera pas une fortune pour la location. La communication est importante, ne lésinez pas sur les moyens pour faire connaître votre évènement, c’est l’une des garanties de succès. Nous sommes à l’ère du numérique n’hésitez pas à utiliser les réseaux sociaux notamment Facebook, vous pourrez par exemple créer un évènement Facebook et inviter un grand nombre de contacts. Utilisez également les couloirs de votre fac pour coller vos affiches. Prenez les devant, pensez à la prévente de billets cela vous évitera les rushs de dernière minute.

Que faire le jour de la soirée ?

Malgré la prévente, on sait qu’il y en a toujours certains qui sont accoutumés aux mouvements de dernière minute. Il faudra donc commettre des personnes pour assurer la vente de billets le jour J à l’entrée. Pour éviter les intrusions au cas où vous feriez face à beaucoup de monde, n’hésitez pas à demander la carte d’étudiant. Recourez au système de billets à souche pour connaître exactement le nombre de billets que vous avez vendus. Pour assurer la sécurité, vous pourrez faire appel aux sapeurs-pompiers et aux secouristes de la Croix Rouge, dans ce cas, il faudra mettre la main à la poche. Désignez des personnes pour gérer les problèmes que vous allez munir de badges  ou de brassards indiquant qu’ils assurent la sécurité.

Pour les boissons, vous ne pourrez pas disposer de certains alcools à fort degré à moins d’organiser votre soirée dans un bar attitré disposant d’une licence. Soyez très prudents avec la consommation d’alcool qui peut entraîner parfois des conséquences dramatiques. Briefez les serveurs sur la nature des alcools qu’ils peuvent servir et les mesures de restriction à prendre pour des consommateurs qui forcent un peu trop sur la boisson. Pour la musique, vous pourrez vous-même vous improviser DJ si vous êtes équipé d’un ordinateur, d’un bon logiciel et si votre médiathèque est particulièrement fournie en morceaux. Cependant, pour plus de garantie de succès, faites recours à un DJ professionnel ou à un DJ dématérialisé.

Après la fête

Une fois que la fête est passée c’est le moment de faire les comptes et de calculer les recettes que vous avez tiré de l’organisation de la soirée. Calculer les recettes par postes : billetterie, consommations de boissons et éventuellement les autres activités. Choisissez au moins deux personnes pour garder les recettes et ensuite les déposer à la banque. Il ne faut pas oublier enfin de nettoyer les lieux où la soirée s’est tenue, prévoyez tout le matériel d’entretien nécessaire pour remettre les lieux dans leur état initial.

Catégories : Autres fêtes

Laisser un commentaire